บริษัทมีพนักงาน ต้องทำอะไรบ้าง ??
เมื่อบริษัทเริ่มมีพนักงาน สิ่งที่เพิ่มขึ้นไม่ได้มีแค่สัญญาจ้างหรือค่าเงินเดือน แต่เพิ่มหน้าที่กับรัฐหลายด้านพร้อมกันทันที โดยหน่วยงานหลักที่เกี่ยวข้องคือ กรมสรรพากร เรื่องภาษีเงินเดือน, สำนักงานประกันสังคม เรื่องผู้ประกันตน เงินสมทบ และกองทุนเงินทดแทน, และ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน เรื่องข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานและแบบ คร.11 สำหรับกิจการที่เข้าเกณฑ์ เพราะฉะนั้น ในมุมเจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชี คำว่า “มีพนักงาน” จึงแปลว่า “ต้องมีระบบ payroll และระบบยื่นแบบตามเวลา” ไม่ใช่แค่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มในบัญชีเท่านั้น
1) เรื่องแรกที่ต้องเข้าใจ คือมีพนักงานแล้ว ต้องคุมข้อมูล 3 ชุดให้ตรงกัน
ในทางปฏิบัติ บริษัทต้องทำให้ข้อมูล 3 ชุดเดินไปด้วยกัน คือ ข้อมูลการจ้างงาน, ข้อมูลเงินเดือน, และ ข้อมูลที่ยื่นหน่วยงานรัฐ ถ้าสามชุดนี้ไม่ตรงกัน ปัญหาจะเกิดทันที เช่น ในบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือนแบบหนึ่ง แต่ตอนยื่นภาษีใช้ตัวเลขอีกแบบ และตอนส่งประกันสังคมใช้ฐานค่าจ้างอีกแบบ สุดท้ายจะตรวจสอบย้อนกลับยากมาก และเสี่ยงผิดทั้งภาษีและแรงงานพร้อมกัน ดังนั้นคำถามสำคัญของฝ่ายบัญชีทุกเดือนควรมี 4 ข้อคือ “จ่ายให้ใคร จ่ายฐานอะไร หักอะไร และตัวเลขตรงกับที่ยื่นหน่วยงานหรือยัง” ซึ่งเป็นหัวใจของ payroll compliance ทั้งระบบ
เรื่องนี้แม้ไม่มีกำหนดเวลาตายตัวในตัวมันเอง แต่ในทางปฏิบัติ บริษัทควรปิดข้อมูล payroll ให้เสร็จก่อนวันยื่นแบบของแต่ละหน่วยงาน เพราะถ้าปิดยอดช้า จะกระทบวันยื่น ภ.ง.ด.1, วันนำส่งเงินสมทบประกันสังคม และการทำเอกสารอื่น ๆ ทันที กล่าวง่าย ๆ คือ payroll ไม่ใช่งานที่ค่อยมาเคลียร์ปลายเดือนแบบหลวม ๆ ได้ เพราะเส้นตายของแต่ละหน่วยงานวิ่งต่อกันเป็นทอด ๆ
2) กิจการต้องแยกรายการค่าตอบแทนที่จ่ายให้ลูกจ้างตลอดปีก่อน
อันดับแรกต้องแยกรายการค่าตอบแทนที่จ่ายให้ลูกจ้างตลอดปีให้ชัดเจนตั้งแต่แรก ว่าอะไรที่ถือเป็นค่าจ้าง อะไรไม่ถือเป็นค่าจ้าง อะไรเป็นการคืนค่าใช้จ่ายหรือสวัสดิการ
กลุ่มที่ 1: เป็นเงินที่จ่ายเพื่อ "ตอบแทนการทำงานในเวลาปกติ" (จ่ายประจำเท่าๆกันทุกกันทุกเดือน) ไม่ว่าจะเรียกชื่อว่าอะไรก็ตาม
เงินเดือน (Basic Salary) หรือ ค่าจ้างรายวัน / รายชั่วโมง / รายชิ้น
ค่าตำแหน่ง (Position Allowance): จ่ายให้เพราะทำหน้าที่ในตำแหน่งนั้นๆ
ค่าครองชีพ (Cost of Living): ที่จ่ายให้เป็นประจำเท่าๆ กันทุกเดือนเพื่อตอบแทนการทำงาน
ค่าคอมมิชชัน (Commission): จ่ายตามผลงานที่ทำได้ในเวลาทำงานปกติ
ค่าทักษะ / ค่าภาษา: จ่ายให้เพราะใช้ทักษะในการทำงานนั้นๆ
กลุ่มที่ 2: สวัสดิการ หรือ ไม่ใช่ค่าจ้าง เป็นเงินที่จ่ายเพื่อ "ช่วยเหลือ" หรือ "จูงใจ" หรือตอบแทนการทำงานที่ "นอกเหนือเวลาปกติ"
ค่าล่วงเวลา (OT) และค่าทำงานในวันหยุด: ชัดเจนว่าทำนอกเวลาปกติ จึงไม่นับเป็นค่าจ้าง
โบนัส (Bonus): ถือเป็นเงินรางวัลพิเศษ ไม่ได้ตอบแทนการทำงานปกติโดยตรง
เบี้ยขยัน: เป็นเงินจูงใจไม่ให้ขาด ลา มาสาย (ไม่ใช่ค่าตอบแทนเนื้องานโดยตรง)
เงินช่วยเหลือสวัสดิการต่างๆ: เช่น ค่าเช่าบ้าน ค่าอาหาร ค่ากะ (Shift Allowance) เงินช่วยเหลืองานศพ งานแต่ง ค่าเทอมบุตร
กลุ่มที่ 3: การคืนค่าใช้จ่าย / ค่าใช้จ่ายในการทำงาน เป็นเงินที่ลูกจ้าง "สำรองจ่ายไปก่อน หรือบริษัทเหมาจ่ายให้เพื่อใช้ประโยชน์ของบริษัท" ไม่ใช่เงินที่ลูกจ้างเอาเข้ากระเป๋าไปใช้ส่วนตัว
เบี้ยเลี้ยงเดินทาง: จ่ายเพื่อเป็นค่าอาหาร/ค่าใช้จ่ายส่วนตัว เวลาไปทำงานต่างจังหวัด
ค่าพาหนะ / ค่าน้ำมัน / ค่าทางด่วน: ที่เบิกตามระยะทางจริง หรือเหมาจ่ายเพื่อให้พนักงานเอารถไปวิ่งงานให้ลูกค้า
ค่าโทรศัพท์: ที่ให้ไว้ใช้สำหรับโทรติดต่องานของบริษัท
เงินสดย่อย (Petty Cash) ที่เบิกคืนค่าใช้จ่ายออฟฟิศต่างๆ
เวลาที่วางระบบบัญชีเงินเดือน หรือแม้แต่ตอนที่กำลังร่างสัญญาให้บริการและสัญญาจ้างงานต่างๆ การระบุชื่อรายการเงินได้ให้ชัดเจนตั้งแต่ในสัญญาว่า รายการไหนคือ "ค่าจ้าง" รายการไหนคือ "สวัสดิการ" หรือ "ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน" จะช่วยลดปัญหาการตีความผิดพลาดเวลาที่ต้องดึงข้อมูลสรุปยอดเพื่อนำส่งหน่วยงานรัฐในช่วงต้นปีได้มากเลยครับ
3) หน่วยงานแรกที่ฝ่ายบัญชีต้องเจอจริง คือ กรมสรรพากร
เมื่อบริษัทจ่ายเงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส หรือเงินได้จากการจ้างแรงงาน บริษัทจะกลายเป็นผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย และต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ให้กรมสรรพากร โดยปัจจุบันกรมสรรพากรกำหนดให้นายจ้างยื่นแบบ ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก และ ภ.ง.ด.1ก พิเศษ ผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น (ยื่นภายใน 15 วันทำการของเดือนถัดไป) ดังนั้นวันนี้บริษัทไม่ควรวางแผนงานเงินเดือนโดยคิดว่าจะยื่นกระดาษแบบเดิมได้ตามปกติ
สรุป:
ภ.ง.ด.1 ยื่นได้ทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น
ยื่นภายใน 15 วันทำการของเดือนถัดไปตามปฏิทินภาษีของปีนั้น
4) งานภาษีเงินเดือน ไม่ได้จบแค่รายเดือน แต่มีงานสรุปรายปีคือ ภ.ง.ด.1ก
นอกจากภ.ง.ด.1 รายเดือนแล้ว บริษัทยังต้องสรุปเงินได้ทั้งปีของพนักงานผ่านแบบ ภ.ง.ด.1ก ด้วย โดยปฏิทินภาษีของกรมสรรพากรระบุว่า กำหนดยื่นแบบปกติคือ ภายในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ ของปีถัดไป และถ้ายื่นผ่านอินเทอร์เน็ตจะมีวันครบกำหนดในช่วงต้นเดือนมีนาคมตามปฏิทินภาษีของปีนั้น ตัวอย่างที่กรมสรรพากรแสดงไว้คือ เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ตรงวันหยุดราชการ จะเลื่อนกำหนดเป็นวันที่ 2 มีนาคม และกำหนดยื่นแบบทางอินเทอร์เน็ตเป็นวันที่ 9 มีนาคม
แต่เพราะปัจจุบันกรมสรรพากรกำหนดให้ ภ.ง.ด.1ก ต้องยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ด้วยเช่นกัน บริษัทจึงควรมองวันครบกำหนดในทางปฏิบัติเป็น “วันยื่นออนไลน์ตามปฏิทินภาษีของปีนั้น” มากกว่ายึดแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์แบบเดิม เพราะนั่นคือวันที่ใช้งานจริงในระบบปัจจุบัน
สรุป:
ภ.ง.ด.1ก ยื่นได้ทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น
ยื่นภายใน 28 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป
วันใช้งานจริงให้ดูปฏิทินภาษีของปีนั้น เพราะอาจขยับเป็นต้นมีนาคม และถ้าตรงวันหยุดก็เลื่อนไปวันทำการถัดไป
5) เงินเดือนในมุมบัญชี ไม่ควรลงเป็นก้อนเดียว เพราะจะพังตอนยื่นแบบ
ในทางปฏิบัติ เงินเดือนควรถูกแยกอย่างน้อยเป็น เงินเดือนประจำ ค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชัน และเงินได้อื่นจากการจ้างงาน เพราะรายการเหล่านี้กระทบทั้งภาษี เอกสารรับรอง และการคำนวณบางส่วนในระบบประกันสังคม ถ้าบริษัทเอาทุกอย่างไปรวมเป็นก้อนเดียว พอถึงเวลาทำ ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก, หนังสือรับรองการหักภาษี หรือเช็กฐานค่าจ้างเพื่อส่งประกันสังคม จะเริ่มแยกไม่ออกทันทีว่าจ่ายอะไรไปบ้าง
บริษัทควรจัดทำ payroll register หรือรายงานเงินเดือนให้เสร็จ ก่อนวันครบกำหนดยื่น ภ.ง.ด.1 และก่อนวันครบกำหนดส่งเงินสมทบประกันสังคมทุกเดือน เพราะสองระบบนี้ใช้ข้อมูลจากเงินเดือนร่วมกัน ถ้ารายงานเงินเดือนยังไม่ปิด ยอดที่ส่งให้กรมสรรพากรกับสำนักงานประกันสังคมก็เสี่ยงไม่ตรงกัน
6) หน่วยงานที่สองที่ทุกบริษัทมักต้องเกี่ยวข้อง คือ สำนักงานประกันสังคม
เมื่อมีลูกจ้างเข้าเกณฑ์เป็นผู้ประกันตนตามระบบประกันสังคม นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนกับสำนักงานประกันสังคม โดยประกาศสำนักงานประกันสังคมระบุว่า ต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคม ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างนั้นเป็นผู้ประกันตน หากฝ่าฝืนอาจมีโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ ดังนั้นในมุมปฏิบัติ อย่ารอให้พนักงานผ่านโปรก่อนค่อยทำ เพราะตัวกฎหมายไม่ได้ผูกกับคำว่า “ผ่านทดลองงาน” แต่ผูกกับวันที่ลูกจ้างเข้าเกณฑ์เป็นผู้ประกันตน
ในชีวิตจริง การดูว่าคนหนึ่งต้องเข้าเป็นผู้ประกันตนมาตรา 33 หรือไม่ ไม่ได้ดูแค่ชื่อในเอกสารว่าเป็น “พนักงาน” หรือ “ฟรีแลนซ์” แต่ต้องดูข้อเท็จจริงร่วมกันว่ามีลักษณะเป็นลูกจ้างตามกฎหมายหรือไม่ เพราะกฎหมายให้ความสำคัญกับสภาพการจ้างงานจริงมากกว่าชื่อเรียก ดังนั้น แม้จะเป็นลูกจ้างรายวันหรือพาร์ตไทม์ ก็ยังอาจต้องเข้า ม.33 ได้ หากเข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย
บุคคลนั้น เป็นผู้ซึ่งทำงานให้นายจ้างโดยรับค่าจ้าง ไม่ว่าจะเรียกชื่อค่าตอบแทนอย่างไร แต่ไม่รวมลูกจ้างที่ทำงานเกี่ยวกับงานบ้านอันมิได้มีการประกอบธุรกิจรวมอยู่ด้วย
อายุของลูกจ้างต้องเข้าเกณฑ์ คือ ไม่ต่ำกว่า 15 ปีบริบูรณ์ และไม่เกิน 60 ปีบริบูรณ์ สำหรับการเริ่มเข้าเป็นผู้ประกันตนมาตรา 33
ต้องไม่อยู่ในกลุ่มที่กฎหมายยกเว้น โดยมีกฎหมายลำดับรองกำหนดกิจการหรือลูกจ้างบางประเภทที่ไม่อยู่ในบังคับของกฎหมายประกันสังคมไว้ด้วย ดังนั้น แม้จะทำงานและรับค่าจ้างจริง แต่ถ้าอยู่ในข้อยกเว้น ก็อาจไม่เข้า ม.33
โดยทั่วไป ถ้ามีลักษณะดังนี้ ก็มักมีน้ำหนักว่าเป็นลูกจ้าง
ทำงานให้กิจการจริง
รับค่าจ้างหรือเงินเดือน
มีผู้บังคับบัญชาหรือมีการสั่งงาน
มีเวลางาน หน้าที่งาน หรือกฎระเบียบที่ต้องปฏิบัติตาม
7) หลังขึ้นทะเบียนแล้ว งานประจำเดือนที่ต้องตามให้ทันคือ “เงินสมทบประกันสังคม”
เมื่อบริษัทอยู่ในระบบนายจ้างแล้ว สิ่งที่ต้องทำทุกเดือนคือยื่นแบบรายการแสดงการส่งเงินสมทบและนำส่งเงินสมทบให้ทัน โดยคำชี้แจงในแบบ สปส.1-10 ระบุชัดว่า นายจ้างต้องยื่นแบบและนำส่งเงินสมทบ ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการหักเงินสมทบไว้ ถ้าส่งช้าจะต้องจ่ายเงินเพิ่มร้อยละ 2 ต่อเดือนนับตั้งแต่วันที่ 16 ของเดือนที่ต้องนำส่ง ที่ทำคู่กับการยื่น ภ.ง.ด.1 ในแต่ละประจำเดือน
เงินสมทบประกันสังคมของลูกจ้างมาตรา 33 คิดจากฐานค่าจ้าง (เงินเดือน) ที่ใช้คำนวณเงินสมทบ โดยปัจจุบันฐานต่ำสุดอยู่ที่ 1,650 บาท และฐานสูงสุดอยู่ที่ 15,000 บาท ลูกจ้างจ่าย 5% และนายจ้างจ่ายสมทบอีก 5% เช่น เงินเดือน 10,000 บาท จะหักลูกจ้าง 500 บาท และนายจ้างสมทบอีก 500 บาท แต่ถ้าเงินเดือนตั้งแต่ 15,000 บาทขึ้นไป จะคิดสูงสุดที่ 750 บาทและนายจ้างสมทบอีก 750 ต่อฝ่ายต่อเดือน
8) ประกันสังคมกับกองทุนเงินทดแทน เป็นคนละเรื่อง และมีเส้นตายคนละแบบ
หลายบริษัทเข้าใจว่า “ส่งประกันสังคมแล้วก็จบ” แต่จริง ๆ ยังมีกองทุนเงินทดแทนอีกระบบหนึ่งภายใต้สำนักงานประกันสังคม โดยกองทุนนี้ใช้ดูแลกรณีลูกจ้างประสบอันตราย เจ็บป่วย ทุพพลภาพ หรือเสียชีวิตอันเนื่องมาจากการทำงาน จึงไม่ใช่เรื่องเดียวกับประกันสังคมมาตรา 33 แม้จะอยู่ภายใต้หน่วยงานเดียวกันก็ตาม
ความสำคัญในมุมบัญชีคือ ลูกจ้าง 1 คนทำให้บริษัทมีภาระข้อมูล 2 ระบบคู่กันทันที คือ ระบบเงินสมทบประกันสังคมรายเดือน และ ระบบกองทุนเงินทดแทนเมื่อเกิดเหตุจากการทำงาน (ประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงาน) เพราะฉะนั้น บริษัทควรเก็บข้อมูลค่าจ้าง ประวัติพนักงาน และเอกสารการจ้างให้ครบตั้งแต่ต้น ไม่เช่นนั้นพอเกิดเหตุจริงจะวิ่งหาหลักฐานไม่ทัน
9) กองทุนเงินทดแทน
กองทุนเงินทดแทนเป็นเงินกองทุนที่ใช้ดูแลลูกจ้างในกรณีที่ประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงาน โดยหน้าที่จ่ายเงินสมทบในส่วนนี้เป็นของ นายจ้างเพียงฝ่ายเดียว และ ไม่สามารถหักจากค่าจ้างลูกจ้างได้ แตกต่างจากประกันสังคมที่เป็นภารกิจรายเดือน เพราะกองทุนเงินทดแทนเป็นงานที่นายจ้างต้องจัดการในลักษณะ รายปี
ลำดับการยื่นแบบฟอร์มและชำระเงินกองทุนเงินทดแทน
ขั้นที่ 1) กท.26 ก (ใบแจ้งการประเมินเงินสมทบ - กองทุนเงินทดแทน) ประกันสังคมประเมินยอดมาให้ ซึ่งสามารถโหลดใบ กท.26 ก จากระบบ e-Service ของประกันสังคมออกมาและนำบิลไปชำระเงิน ภายในวันที่ 31 มกราคม ของทุกปี
ขั้นที่ 2) กท.20 ก (แบบแสดงเงินค่าจ้างประจำปี) นำข้อมูลเงินเดือนของปีที่แล้วทั้งปี มาแยกประเภทค่าจ้างตามข้อ 2) ที่กล่าวไว้ด้านบนว่า อันไหนนับ/ไม่นับ สรุปยอด แล้ว "ยื่นข้อมูล" เข้าระบบในเว็บ e-Service ของประกันสังคม ต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จ ภายในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ ของทุกปี (หรือวันที่ 29 กุมภาพันธ์ ในปีที่มี 29 วัน)
โดยคิดนำค่าจ้างที่จ่ายจริงตลอดทั้งปีของลูกจ้างแต่ละคนได้ ไม่เกิน 240,000 บาทต่อปี แล้วคูณด้วย อัตราเงินสมทบตามประเภทกิจการ ของนายจ้าง ซึ่งโดยทั่วไปอยู่ในช่วง 0.20% ถึง 1.00% ตามที่สำนักงานประกันสังคมกำหนด โดยบริษัทแต่ละแห่งไม่ได้ใช้อัตราเดียวกันทั้งหมด เพราะสำนักงานประกันสังคมจะกำหนดอัตราตามลักษณะของกิจการนั้น ๆ กิจการที่มีความเสี่ยงมากอาจใช้อัตราสูงกว่ากิจการที่มีความเสี่ยงน้อย
ขั้นที่ 3) ใบแจ้งการชำระเงินทันทีที่กดยืนยันขั้นที่ 2 เสร็จ ระบบจะเทียบยอดให้ ระหว่างขั้นที่ 1 กับ ขั้นที่ 2 หากยอดจริงสูงกว่าที่เคยประเมินไว้ ระบบจะออกบิลมาให้ชำระเงินเพิ่ม หากจ่ายเกินไปแล้ว (ค่าจ้างจริง < ยอดประเมิน) จะมีช่องให้เลือกระหว่าง ขอรับเงินคืน หรือ ขอเก็บเป็นเครดิตต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จ ภายในวันที่ 31 มีนาคม ของทุกปี
10) ถ้าพนักงานประสบอันตรายจากงาน บริษัทมีหน้าที่แจ้งภายในกำหนด ไม่ใช่แค่พาไปโรงพยาบาล
เมื่อพนักงานประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงาน บริษัทไม่ควรหยุดแค่การพาไปโรงพยาบาล แต่ต้องทำเอกสารในระบบ กองทุนเงินทดแทน (ไม่ใช่ระบบประกันสังคม) ให้ครบด้วย โดยเอกสารสำคัญมี 2 ตัว คือ กท.44 และ กท.16 ซึ่งใช้คนละส่วนกัน
เอกสาร กท.44 คือ เอกสารส่งตัวลูกจ้างเข้ารับการรักษาพยาบาลที่อยู่ในความตกลงของกองทุนเงินทดแทน (ให้ลูกจ้างถือไปยื่นที่สถานพยาบาลที่อยู่ในความตกลงของกองทุนเงินทดแทน) เป็นเอกสารที่ควรทำทันทีเมื่อนายจ้างส่งลูกจ้างเข้ารับการรักษา
กท.16 คือแบบแจ้งการประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงานและคำร้องขอรับเงินทดแทน ใช้สำหรับแจ้งเหตุและเริ่มกระบวนการขอสิทธิจากกองทุนเงินทดแทน นายจ้างต้องยื่นให้สำนักงานประกันสังคมภายใน 15 วัน นับแต่วันที่นายจ้างทราบเหตุ และสามารถยื่นได้ทั้งที่สำนักงานประกันสังคมหรือส่งทางไปรษณีย์
11) หน่วยงานที่สามคือ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ซึ่งดูเรื่อง “กติกาการจ้างงาน” ของบริษัท
ในฝั่งแรงงาน กฎหมายหลักคือพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 และประเด็นที่เกี่ยวกับงานบัญชี/เงินเดือนโดย
ในฝั่งแรงงาน กฎหมายหลักคือ พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 และเรื่องที่เกี่ยวกับงานบัญชีหรือเงินเดือนโดยตรงมากที่สุด คือ ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน และ แบบแสดงสภาพการจ้างและสภาพการทำงาน (คร.11) สำหรับกิจการที่มีลูกจ้างถึงเกณฑ์ เพราะเอกสารเหล่านี้เป็นเหมือนกติกาหลักของบริษัทในเรื่องวันทำงาน วันจ่ายเงินเดือน หลักเกณฑ์การทำงานล่วงเวลา วันลา และเงื่อนไขสำคัญอื่น ๆ ที่ฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายเงินเดือนต้องนำไปใช้คำนวณเงินจริงทุกเดือน
ถ้าบริษัทมีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป นายจ้างต้องจัดให้มี ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน และต้อง ประกาศใช้ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่มีลูกจ้างถึงเกณฑ์ (เคยถึง 10 แล้ว แม้ว่าต่อมาเหลือ 9 ก็ทำตามนี้) พร้อมทั้งจัดเก็บ เผยแพร่ และปิดประกาศไว้ ณ สถานที่ทำงานให้ลูกจ้างเห็นโดยชัดเจน โดยกฎหมายเน้นที่การ “จัดทำและประกาศใช้” ไม่ได้กำหนดให้ต้องยื่นข้อบังคับนี้ต่อพนักงานตรวจแรงงานเหมือนแบบรายงานบางชนิด ดังนั้นในทางปฏิบัติ ถ้ามีลูกจ้างครบ 10 คนเมื่อไร บริษัทควรเริ่มทำทำข้อบังคับให้เสร็จภายในกำหนด ตามมาตรา 111, 108 และ 110
นอกจากนี้ นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ตามมาตรา 115/1 มีหน้าที่ต้องยื่นแบบ คร.11 ภายใน 1–31 มกราคมของทุกปี แต่ถ้าในช่วงยื่นแบบเดือนมกราคม บริษัทมีลูกจ้างไม่ถึง 10 คน โดยทางปฏิบัติก็ไม่ต้องยื่นแบบดังกล่าว แม้ระหว่างปีก่อนหน้านั้นเคยมีลูกจ้างเกิน 10 คนก็ตาม โดยสามารถเลือกยื่นได้ทั้ง ยื่นด้วยตนเอง หรือ ผ่านระบบ e-Service ของหน่วยงานแรงงาน แต่ไม่ว่าจะเลือกช่องทางใด ก็ยังต้องเป็นภายในเดือนมกราคมเหมือนเดิม
สรุป มี 2 เรื่องหลักที่บริษัทต้องทำคือ
อย่างแรก ถ้ามีลูกจ้างครบ 10 คนขึ้นไป หรือเคยครบ 10 คน ต้องมี ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานและประกาศใช้ภายในภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ถึงเกณฑ์
อย่างที่สอง ถ้ามีลูกจ้างครบ 10 คนขึ้นไปและยังคงเข้าเกณฑ์อยู่ ต้องยื่น คร.11 ภายใน 1–31 มกราคมของทุกปี
สองเรื่องนี้แม้จะเป็นงานฝั่งแรงงาน แต่ในทางปฏิบัติเกี่ยวข้องกับบัญชีและ payroll โดยตรง เพราะข้อมูลเรื่องวันทำงาน วันลา วันจ่ายค่าจ้าง และสภาพการจ้าง ล้วนเป็นฐานที่ฝ่ายบัญชีต้องใช้ประกอบการคำนวณเงินเดือนและจัดทำเอกสารในแต่ละงวด
12) ถ้าจะสรุปเป็นเช็กลิสต์เรื่อง “วันครบกำหนด” สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน
สำหรับคนทำงานที่อยากจำแบบสั้น ๆ บริษัทควรจำเส้นตายหลักดังนี้
ขึ้นทะเบียนประกันสังคมลูกจ้าง: ภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าเกณฑ์เป็นผู้ประกันตน
นำส่งเงินสมทบประกันสังคมรายเดือน: ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ถ้าช้าเริ่มมีเงินเพิ่มตั้งแต่วันที่ 16
ยื่น ภ.ง.ด.1: ยื่นอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้นภายใน 15 วันทำการของเดือนถัดไป
ยื่น ภ.ง.ด.1ก: ฐานเดิมคือ ภายใน 28 กุมภาพันธ์ ของปีถัดไป แต่ปัจจุบันยื่นอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น และวันใช้งานจริงให้ดูตามปฏิทินภาษี ซึ่งมักขยับไปต้นเดือนมีนาคมหากมีวันหยุดหรือขยายเวลาทางออนไลน์
ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน: ถ้ามีลูกจ้างครบ 10 คนขึ้นไป ต้องประกาศใช้ ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ถึงเกณฑ์
คร.11: ถ้ามีลูกจ้างครบ 10 คนขึ้นไป ต้องยื่น ภายใน 1–31 มกราคมของทุกปี จะยื่นด้วยตนเองหรือผ่าน e-Service ก็ยังต้องอยู่ในกรอบเวลานี้
กท.16 กรณีอุบัติเหตุ/เจ็บป่วยจากงาน: ยื่น ภายใน 15 วัน และส่งได้ทั้งที่สำนักงานประกันสังคมหรือทางไปรษณีย์
บทสรุปแบบเจ้าของกิจการ
ถ้าจะพูดให้ชัดที่สุด การมีพนักงานไม่ได้หมายถึงแค่ “มีค่าเงินเดือน” แต่หมายถึงบริษัทต้องเริ่มบริหาร เวลา และ เอกสาร ให้ถูกกฎหมายพร้อมกัน ดังนั้นถ้าบริษัทจัดการระบบที่ดีตั้งแต่ต้น ทุกอย่างจะเชื่อมกันและทำงานง่ายมาก แต่ถ้าปล่อยให้บัญชี ภาษี ประกันสังคม และเอกสารแรงงานทำกันคนละทาง ปัญหามักจะมาเกิดพร้อมกันตอนสิ้นปี ตอนตรวจย้อนหลัง หรือวันที่มีข้อพิพาทกับพนักงาน ซึ่งเป็นช่วงที่แก้ยากที่สุด
