บริษัทมีพนักงาน ต้องทำอะไรบ้าง?
เมื่อบริษัทเริ่มมีพนักงาน สิ่งที่เพิ่มขึ้นไม่ได้มีแค่สัญญาจ้างหรือค่าเงินเดือน แต่เพิ่มหน้าที่กับรัฐหลายด้านพร้อมกันทันที โดยหน่วยงานหลักที่เกี่ยวข้องคือ กรมสรรพากร เรื่องภาษีเงินเดือน, สำนักงานประกันสังคม เรื่องผู้ประกันตน เงินสมทบ และกองทุนเงินทดแทน, และ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน เรื่องข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน แบบ คร.11 และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างสำหรับกิจการที่เข้าเกณฑ์ เพราะฉะนั้น ในมุมเจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชี คำว่า “มีพนักงาน” จึงแปลว่า “ต้องมีระบบ payroll และระบบยื่นแบบตามเวลา” ไม่ใช่แค่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มในบัญชีเท่านั้น
1) เรื่องแรกที่ต้องเข้าใจ คือมีพนักงานแล้ว ต้องคุมข้อมูล 3 ชุดให้ตรงกัน
ในทางปฏิบัติ บริษัทต้องทำให้ข้อมูล 3 ชุดเดินไปด้วยกัน คือ ข้อมูลการจ้างงาน, ข้อมูลเงินเดือน, และ ข้อมูลที่ยื่นหน่วยงานรัฐ ถ้าสามชุดนี้ไม่ตรงกัน ปัญหาจะเกิดทันที เช่น ในบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือนแบบหนึ่ง แต่ตอนยื่นภาษีใช้ตัวเลขอีกแบบ และตอนส่งประกันสังคมใช้ฐานค่าจ้างอีกแบบ สุดท้ายจะตรวจสอบย้อนกลับยากมาก และเสี่ยงผิดทั้งภาษีและแรงงานพร้อมกัน ดังนั้นคำถามสำคัญของฝ่ายบัญชีทุกเดือนควรมี 4 ข้อคือ “จ่ายให้ใคร จ่ายฐานอะไร หักอะไร และตัวเลขตรงกับที่ยื่นหน่วยงานหรือยัง” ซึ่งเป็นหัวใจของ payroll compliance ทั้งระบบ
เรื่องนี้แม้ไม่มีกำหนดเวลาตายตัวในตัวมันเอง แต่ในทางปฏิบัติ บริษัทควรปิดข้อมูล payroll ให้เสร็จก่อนวันยื่นแบบของแต่ละหน่วยงาน เพราะถ้าปิดยอดช้า จะกระทบวันยื่น ภ.ง.ด.1, วันนำส่งเงินสมทบประกันสังคม การนำส่งเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างสำหรับกิจการที่เข้าเกณฑ์ และการทำเอกสารอื่น ๆ ทันที กล่าวง่าย ๆ คือ payroll ไม่ใช่งานที่ค่อยมาเคลียร์ปลายเดือนแบบหลวม ๆ ได้ เพราะเส้นตายของแต่ละหน่วยงานวิ่งต่อกันเป็นทอด ๆ
2) กิจการต้องแยกรายการค่าตอบแทนที่จ่ายให้ลูกจ้างตลอดปีก่อน
อันดับแรก กิจการควรแยกรายการเงินที่จ่ายให้พนักงานตลอดปีให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นว่า รายการใดเป็นค่าจ้าง รายการใดเป็นสวัสดิการ และรายการใดเป็นการคืนค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน
ก่อนกำหนดชื่อรายการและวิธีการจ่ายเงินให้พนักงาน กิจการควรพิจารณาประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้
เงินรายการนี้จ่ายเพื่ออะไร
เป็นค่าตอบแทนจากการทำงานตามปกติหรือไม่
พนักงานมีสิทธิได้รับตามสัญญาจ้างหรือข้อบังคับของกิจการหรือไม่
มีเงื่อนไขในการได้รับเงินอย่างไร
หากเป็นการคืนค่าใช้จ่าย มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริงและมีหลักฐานประกอบหรือไม่
ทั้งนี้ การระบุในสัญญาจ้างหรือสลิปเงินเดือนว่าเงินรายการหนึ่งเป็น “สวัสดิการ” หรือ “ไม่ใช่ค่าจ้าง” เพียงอย่างเดียว อาจยังไม่เพียงพอ หากลักษณะการจ่ายจริงเป็นเงินที่พนักงานได้รับเพื่อตอบแทนการทำงานตามปกติ การพิจารณาว่าเงินดังกล่าวเป็นค่าจ้างหรือไม่จึงต้องดูทั้งวัตถุประสงค์ เงื่อนไข ข้อตกลง และข้อเท็จจริงในการจ่ายประกอบกัน
โดยทั่วไป เงินที่กิจการจ่ายให้พนักงานสามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม ดังนี้
กลุ่มที่ 1: เงินที่จ่ายเพื่อตอบแทนการทำงานในเวลาปกติ
กลุ่มนี้เป็นเงินที่บริษัทตกลงจ่ายให้พนักงานเพื่อแลกกับการทำงานตามหน้าที่ในวันและเวลาทำงานปกติ โดยไม่สำคัญว่าจะเรียกชื่อรายการนั้นว่าอะไร หรือจ่ายเป็นรายเดือน รายวัน รายชั่วโมง หรือตามผลงาน
ตัวอย่างเช่น
เงินเดือนหรือค่าจ้างประจำ
ค่าจ้างรายวัน รายชั่วโมง หรือรายชิ้น
ค่าตำแหน่งที่จ่ายให้เพราะพนักงานปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งนั้น
ค่าทักษะหรือค่าภาษาที่จ่ายเพราะต้องใช้ทักษะดังกล่าวในการทำงาน
ค่าครองชีพที่บริษัทจ่ายเป็นประจำเพื่อประกอบค่าตอบแทนการทำงาน
ค่าคอมมิชชันที่จ่ายตามยอดขายหรือผลงานจากการทำงานตามปกติ
กลุ่มที่ 2: เงินที่ไม่ใช่ค่าจ้างโดยตรง หรือรายการที่ต้องพิจารณาตามเงื่อนไขการจ่าย
เงินในกลุ่มนี้ไม่ควรสรุปทันทีว่าเป็นหรือไม่เป็นค่าจ้างจากชื่อรายการ เนื่องจากเงินชื่อเดียวกันอาจมีลักษณะแตกต่างกันได้ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ ข้อตกลง และวิธีการจ่ายจริง
2.1 เงินที่จ่ายสำหรับการทำงานนอกเวลาปกติ ตัวอย่างเช่น
ค่าล่วงเวลา
ค่าทำงานในวันหยุด
ค่าล่วงเวลาในวันหยุด
เงินเหล่านี้จ่ายเพราะพนักงานทำงานนอกเหนือจากวันหรือเวลาทำงานปกติ จึงเป็นค่าตอบแทนอีกประเภทหนึ่งที่แยกออกจากค่าจ้างสำหรับการทำงานในเวลาปกติ
2.2 โบนัส เบี้ยขยัน และเงินช่วยเหลือต่างๆ รายการที่มักต้องพิจารณาตามข้อเท็จจริง ได้แก่
โบนัส
เบี้ยขยัน
ค่าอาหาร
ค่าเช่าบ้าน
ค่ากะ
เงินจูงใจหรือ Incentive
เงินช่วยเหลือและสวัสดิการต่าง ๆ
รายการเหล่านี้อาจเป็นสวัสดิการ เงินรางวัล หรืออาจมีลักษณะเป็นค่าจ้างได้ ขึ้นอยู่กับเหตุผลและเงื่อนไขที่บริษัทกำหนด
อย่างไรก็ตาม หากบริษัทกำหนดให้เงินดังกล่าวเป็นส่วนหนึ่งของค่าตอบแทนที่พนักงานมีสิทธิได้รับเป็นประจำ หรือมีเงื่อนไขการจ่ายที่เชื่อมโยงกับการทำงานตามปกติ เงินนั้นอาจมีลักษณะเป็นค่าจ้างได้ โดยต้องพิจารณาจากข้อตกลง วัตถุประสงค์ และข้อเท็จจริงในการจ่ายเป็นสำคัญ
กลุ่มที่ 3: เงินคืนค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน
เป็นเงินที่กิจการจ่ายคืนให้พนักงาน เนื่องจากพนักงานได้สำรองจ่ายแทนกิจการ หรือเป็นเงินที่ให้พนักงานนำไปใช้เพื่อการปฏิบัติงาน ไม่ใช่เงินที่จ่ายเป็นค่าตอบแทนส่วนตัวของพนักงาน
ตัวอย่างเช่น
ค่าเดินทางไปพบลูกค้า
ค่าน้ำมันรถและค่าทางด่วน
ค่าโทรศัพท์ที่ใช้ติดต่องาน
ค่าที่พักระหว่างเดินทางไปปฏิบัติงาน
ค่ารับรองลูกค้า
เงินสดย่อยหรือค่าของใช้สำนักงานที่พนักงานสำรองจ่าย
แต่หากกิจการจ่ายเงินที่เรียกว่า “ค่าโทรศัพท์” ให้พนักงานเดือนละ 3,000 บาทเป็นประจำ โดยไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายจริงหรือหลักฐานประกอบ เงินดังกล่าวอาจไม่ได้มีลักษณะเป็นเพียงการคืนค่าใช้จ่าย และควรพิจารณาวัตถุประสงค์ของการจ่ายให้ชัดเจน
3) หน่วยงานแรกที่ฝ่ายบัญชีต้องเจอจริง คือ กรมสรรพากร
เมื่อบริษัทจ่ายเงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส หรือเงินได้จากการจ้างแรงงาน บริษัทจะกลายเป็นผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย และต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ให้กรมสรรพากร โดยปัจจุบันกรมสรรพากรกำหนดให้นายจ้างยื่นแบบ ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก และ ภ.ง.ด.1ก พิเศษ ผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น (ยื่นภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป) ดังนั้นวันนี้บริษัทไม่ควรวางแผนงานเงินเดือนโดยคิดว่าจะยื่นกระดาษแบบเดิมได้ตามปกติ
สรุป:
ภ.ง.ด.1 ยื่นได้ทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น
ยื่นภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปตามปฏิทินภาษีของปีนั้น
4) งานภาษีเงินเดือน ไม่ได้จบแค่รายเดือน แต่มีงานสรุปรายปีคือ ภ.ง.ด.1ก
นอกจากภ.ง.ด.1 รายเดือนแล้ว บริษัทยังต้องสรุปเงินได้ทั้งปีของพนักงานผ่านแบบ ภ.ง.ด.1ก ด้วย โดยปฏิทินภาษีของกรมสรรพากรระบุว่า กำหนดยื่นแบบปกติคือ ภายในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ ของปีถัดไป และถ้ายื่นผ่านอินเทอร์เน็ตจะมีวันครบกำหนดในช่วงต้นเดือนมีนาคมตามปฏิทินภาษีของปีนั้น ตัวอย่างที่กรมสรรพากรแสดงไว้คือ เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ตรงวันหยุดราชการ จะเลื่อนกำหนดเป็นวันที่ 2 มีนาคม และกำหนดยื่นแบบทางอินเทอร์เน็ตเป็นวันที่ 9 มีนาคม
แต่เพราะปัจจุบันกรมสรรพากรกำหนดให้ ภ.ง.ด.1ก ต้องยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ด้วยเช่นกัน บริษัทจึงควรมองวันครบกำหนดในทางปฏิบัติเป็น “วันยื่นออนไลน์ตามปฏิทินภาษีของปีนั้น” มากกว่ายึดแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์แบบเดิม เพราะนั่นคือวันที่ใช้งานจริงในระบบปัจจุบัน
สรุป:
ภ.ง.ด.1ก ยื่นได้ทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น
ยื่นภายใน 28 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป
วันใช้งานจริงให้ดูปฏิทินภาษีของปีนั้น เพราะอาจขยับเป็นต้นมีนาคม และถ้าตรงวันหยุดก็เลื่อนไปวันทำการถัดไป
5) เงินเดือนในมุมบัญชี ไม่ควรลงเป็นก้อนเดียว เพราะจะพังตอนยื่นแบบ
ในทางปฏิบัติ เงินเดือนควรถูกแยกอย่างน้อยเป็น เงินเดือนประจำ ค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชัน และเงินได้อื่นจากการจ้างงาน เพราะรายการเหล่านี้กระทบทั้งภาษี เอกสารรับรอง และการคำนวณบางส่วนในระบบประกันสังคม ถ้าบริษัทเอาทุกอย่างไปรวมเป็นก้อนเดียว พอถึงเวลาทำ ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก, หนังสือรับรองการหักภาษี หรือเช็กฐานค่าจ้างเพื่อส่งประกันสังคม จะเริ่มแยกไม่ออกทันทีว่าจ่ายอะไรไปบ้าง สำหรับกิจการที่เข้าเกณฑ์กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ต้องแยกเงินสะสมที่หักจากลูกจ้างออกจากเงินสมทบที่นายจ้างจ่ายเพิ่มด้วย เพราะเป็นเงินคนละส่วน และต้องตรวจฐานค่าจ้างที่ใช้คำนวณตามหลักเกณฑ์ของแต่ละระบบ
บริษัทควรจัดทำ payroll register หรือรายงานเงินเดือนให้เสร็จ ก่อนวันครบกำหนดยื่น ภ.ง.ด.1 และก่อนวันครบกำหนดส่งเงินสมทบประกันสังคมทุกเดือน เพราะการยื่นภาษี ประกันสังคม และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างสำหรับกิจการที่เข้าเกณฑ์ ต่างใช้ข้อมูลจากเงินเดือนร่วมกัน ถ้ารายงานเงินเดือนยังไม่ปิด ยอดที่ส่งให้กรมสรรพากรกับสำนักงานประกันสังคมก็เสี่ยงไม่ตรงกัน
6) หน่วยงานที่สองที่ทุกบริษัทมักต้องเกี่ยวข้อง คือ สำนักงานประกันสังคม
เมื่อมีลูกจ้างเข้าเกณฑ์เป็นผู้ประกันตนตามระบบประกันสังคม นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนกับสำนักงานประกันสังคม โดยประกาศสำนักงานประกันสังคมระบุว่า ต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคม ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างนั้นเป็นผู้ประกันตน หากฝ่าฝืนอาจมีโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ ดังนั้นในมุมปฏิบัติ อย่ารอให้พนักงานผ่านโปรก่อนค่อยทำ เพราะตัวกฎหมายไม่ได้ผูกกับคำว่า “ผ่านทดลองงาน” แต่ผูกกับวันที่ลูกจ้างเข้าเกณฑ์เป็นผู้ประกันตน
ในชีวิตจริง การดูว่าคนหนึ่งต้องเข้าเป็นผู้ประกันตนมาตรา 33 หรือไม่ ไม่ได้ดูแค่ชื่อในเอกสารว่าเป็น “พนักงาน” หรือ “ฟรีแลนซ์” แต่ต้องดูข้อเท็จจริงร่วมกันว่ามีลักษณะเป็นลูกจ้างตามกฎหมายหรือไม่ เพราะกฎหมายให้ความสำคัญกับสภาพการจ้างงานจริงมากกว่าชื่อเรียก ดังนั้น แม้จะเป็นลูกจ้างรายวันหรือพาร์ตไทม์ ก็ยังอาจต้องเข้า ม.33 ได้ หากเข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย
บุคคลนั้น เป็นผู้ซึ่งทำงานให้นายจ้างโดยรับค่าจ้าง ไม่ว่าจะเรียกชื่อค่าตอบแทนอย่างไร แต่ไม่รวมลูกจ้างที่ทำงานเกี่ยวกับงานบ้านอันมิได้มีการประกอบธุรกิจรวมอยู่ด้วย
อายุของลูกจ้างต้องเข้าเกณฑ์ คือ ไม่ต่ำกว่า 15 ปีบริบูรณ์ และไม่เกิน 60 ปีบริบูรณ์ สำหรับการเริ่มเข้าเป็นผู้ประกันตนมาตรา 33
ต้องไม่อยู่ในกลุ่มที่กฎหมายยกเว้น โดยมีกฎหมายลำดับรองกำหนดกิจการหรือลูกจ้างบางประเภทที่ไม่อยู่ในบังคับของกฎหมายประกันสังคมไว้ด้วย ดังนั้น แม้จะทำงานและรับค่าจ้างจริง แต่ถ้าอยู่ในข้อยกเว้น ก็อาจไม่เข้า ม.33
โดยทั่วไป ถ้ามีลักษณะดังนี้ ก็มักมีน้ำหนักว่าเป็นลูกจ้าง
ทำงานให้กิจการจริง
รับค่าจ้างหรือเงินเดือน
มีผู้บังคับบัญชาหรือมีการสั่งงาน
มีเวลางาน หน้าที่งาน หรือกฎระเบียบที่ต้องปฏิบัติตาม
7) หลังขึ้นทะเบียนแล้ว งานประจำเดือนที่ต้องตามให้ทันคือ “เงินสมทบประกันสังคม”
เมื่อบริษัทอยู่ในระบบนายจ้างแล้ว สิ่งที่ต้องทำทุกเดือนคือยื่นแบบรายการแสดงการส่งเงินสมทบและนำส่งเงินสมทบให้ทัน โดยคำชี้แจงในแบบ สปส.1-10 ระบุชัดว่า นายจ้างต้องยื่นแบบและนำส่งเงินสมทบ ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการหักเงินสมทบไว้ ถ้าส่งช้าจะต้องจ่ายเงินเพิ่มร้อยละ 2 ต่อเดือนนับตั้งแต่วันที่ 16 ของเดือนที่ต้องนำส่ง ที่ทำคู่กับการยื่น ภ.ง.ด.1 ในแต่ละประจำเดือน
ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2569 เงินสมทบประกันสังคมของผู้ประกันตนมาตรา 33 คำนวณจากฐานค่าจ้างรายเดือน โดยกำหนดฐานค่าจ้างขั้นต่ำไว้ที่ 1,650 บาท และฐานค่าจ้างสูงสุดที่ 17,500 บาท ลูกจ้างจ่ายเงินสมทบในอัตรา 5% และนายจ้างจ่ายสมทบอีก 5%
ตัวอย่างเช่น หากลูกจ้างได้รับค่าจ้างเดือนละ 10,000 บาท ลูกจ้างจะถูกหักเงินสมทบ 500 บาท และนายจ้างจ่ายสมทบอีก 500 บาท แต่หากได้รับค่าจ้างตั้งแต่ 17,500 บาทขึ้นไป จะคำนวณเงินสมทบสูงสุดที่ฝ่ายละ 875 บาทต่อเดือน
8) ประกันสังคมกับกองทุนเงินทดแทน เป็นคนละเรื่อง และมีเส้นตายคนละแบบ
หลายบริษัทเข้าใจว่า “ส่งประกันสังคมแล้วก็จบ” แต่จริง ๆ ยังมีกองทุนเงินทดแทนอีกระบบหนึ่งภายใต้สำนักงานประกันสังคม โดยกองทุนนี้ใช้ดูแลกรณีลูกจ้างประสบอันตราย เจ็บป่วย ทุพพลภาพ หรือเสียชีวิตอันเนื่องมาจากการทำงาน จึงไม่ใช่เรื่องเดียวกับประกันสังคมมาตรา 33 แม้จะอยู่ภายใต้หน่วยงานเดียวกันก็ตาม
ความสำคัญในมุมบัญชีคือ ภายใต้สำนักงานประกันสังคม บริษัทต้องดูข้อมูล 2 ระบบคู่กัน คือ ระบบเงินสมทบประกันสังคมรายเดือน และ ระบบกองทุนเงินทดแทนเมื่อเกิดเหตุจากการทำงาน (ประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงาน) เพราะฉะนั้น บริษัทควรเก็บข้อมูลค่าจ้าง ประวัติพนักงาน และเอกสารการจ้างให้ครบตั้งแต่ต้น ไม่เช่นนั้นพอเกิดเหตุจริงจะวิ่งหาหลักฐานไม่ทัน ส่วนกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างในหัวข้อ 11 เป็นอีกกองทุนหนึ่งภายใต้กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน
9) กองทุนเงินทดแทน
กองทุนเงินทดแทนเป็นเงินกองทุนที่ใช้ดูแลลูกจ้างในกรณีที่ประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงาน โดยหน้าที่จ่ายเงินสมทบในส่วนนี้เป็นของ นายจ้างเพียงฝ่ายเดียว และ ไม่สามารถหักจากค่าจ้างลูกจ้างได้ แตกต่างจากประกันสังคมที่เป็นภารกิจรายเดือน เพราะกองทุนเงินทดแทนเป็นงานที่นายจ้างต้องจัดการในลักษณะ รายปี
ลำดับการยื่นแบบฟอร์มและชำระเงินกองทุนเงินทดแทน
ขั้นที่ 1) กท.26 ก (ใบแจ้งการประเมินเงินสมทบ - กองทุนเงินทดแทน) ประกันสังคมประเมินยอดมาให้ ซึ่งสามารถโหลดใบ กท.26 ก จากระบบ e-Service ของประกันสังคมออกมาและนำบิลไปชำระเงิน ภายในวันที่ 31 มกราคม ของทุกปี
ขั้นที่ 2) กท.20 ก (แบบแสดงเงินค่าจ้างประจำปี) นำข้อมูลเงินเดือนของปีที่แล้วทั้งปี มาแยกประเภทค่าจ้างตามข้อ 2) ที่กล่าวไว้ด้านบนว่า อันไหนนับ/ไม่นับ สรุปยอด แล้ว "ยื่นข้อมูล" เข้าระบบในเว็บ e-Service ของประกันสังคม ต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จ ภายในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ ของทุกปี (หรือวันที่ 29 กุมภาพันธ์ ในปีที่มี 29 วัน)
โดยคิดนำค่าจ้างที่จ่ายจริงตลอดทั้งปีของลูกจ้างแต่ละคนได้ ไม่เกิน 240,000 บาทต่อปี แล้วคูณด้วย อัตราเงินสมทบตามประเภทกิจการ ของนายจ้าง ซึ่งโดยทั่วไปอยู่ในช่วง 0.20% ถึง 1.00% ตามที่สำนักงานประกันสังคมกำหนด โดยบริษัทแต่ละแห่งไม่ได้ใช้อัตราเดียวกันทั้งหมด เพราะสำนักงานประกันสังคมจะกำหนดอัตราตามลักษณะของกิจการนั้น ๆ กิจการที่มีความเสี่ยงมากอาจใช้อัตราสูงกว่ากิจการที่มีความเสี่ยงน้อย
ขั้นที่ 3) ใบแจ้งการชำระเงินทันทีที่กดยืนยันขั้นที่ 2 เสร็จ ระบบจะเทียบยอดให้ ระหว่างขั้นที่ 1 กับ ขั้นที่ 2 หากยอดจริงสูงกว่าที่เคยประเมินไว้ ระบบจะออกบิลมาให้ชำระเงินเพิ่ม หากจ่ายเกินไปแล้ว (ค่าจ้างจริง < ยอดประเมิน) จะมีช่องให้เลือกระหว่าง ขอรับเงินคืน หรือ ขอเก็บเป็นเครดิตต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จ ภายในวันที่ 31 มีนาคม ของทุกปี
10) ถ้าพนักงานประสบอันตรายจากงาน บริษัทมีหน้าที่แจ้งภายในกำหนด ไม่ใช่แค่พาไปโรงพยาบาล
เมื่อพนักงานประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงาน บริษัทไม่ควรหยุดแค่การพาไปโรงพยาบาล แต่ต้องทำเอกสารในระบบ กองทุนเงินทดแทน (ไม่ใช่ระบบประกันสังคม) ให้ครบด้วย โดยเอกสารสำคัญมี 2 ตัว คือ กท.44 และ กท.16 ซึ่งใช้คนละส่วนกัน
เอกสาร กท.44 คือ เอกสารส่งตัวลูกจ้างเข้ารับการรักษาพยาบาลที่อยู่ในความตกลงของกองทุนเงินทดแทน (ให้ลูกจ้างถือไปยื่นที่สถานพยาบาลที่อยู่ในความตกลงของกองทุนเงินทดแทน) เป็นเอกสารที่ควรทำทันทีเมื่อนายจ้างส่งลูกจ้างเข้ารับการรักษา
กท.16 คือแบบแจ้งการประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงานและคำร้องขอรับเงินทดแทน ใช้สำหรับแจ้งเหตุและเริ่มกระบวนการขอสิทธิจากกองทุนเงินทดแทน นายจ้างต้องยื่นให้สำนักงานประกันสังคมภายใน 15 วัน นับแต่วันที่นายจ้างทราบเหตุ และสามารถยื่นได้ทั้งที่สำนักงานประกันสังคมหรือส่งทางไปรษณีย์
11) หน่วยงานที่สามคือ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ซึ่งดูเรื่อง “กติกาการจ้างงาน” ของบริษัท
ในฝั่งแรงงาน กฎหมายหลักคือ พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 เมื่อบริษัทมีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ควรตรวจหน้าที่สามเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานบัญชีและเงินเดือน ได้แก่ ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน แบบแสดงสภาพการจ้างและสภาพการทำงาน (คร.11) และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง แม้ใช้จำนวนลูกจ้างเป็นจุดเริ่มพิจารณาเหมือนกัน แต่เงื่อนไขและกำหนดเวลาของแต่ละเรื่องต่างกัน
ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน
ถ้าบริษัทมีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป นายจ้างต้องจัดให้มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานและ ประกาศใช้ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่มีลูกจ้างถึงเกณฑ์ ข้อบังคับครอบคลุมเรื่องวันทำงาน วันจ่ายค่าจ้าง การทำงานล่วงเวลา วันลา และเงื่อนไขอื่นที่ฝ่ายเงินเดือนต้องใช้คำนวณจริง บริษัทต้องจัดเก็บและเผยแพร่ข้อบังคับให้ลูกจ้างทราบ โดยกฎหมายไม่ได้กำหนดให้ยื่นข้อบังคับต่อพนักงานตรวจแรงงานเหมือนแบบรายงานบางชนิด หากภายหลังจำนวนลูกจ้างลดลงต่ำกว่า 10 คน หน้าที่เกี่ยวกับข้อบังคับที่เกิดขึ้นแล้วก็ยังคงมีอยู่
แบบ คร.11
นายจ้างที่มีลูกจ้าง ตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ตามเกณฑ์ของมาตรา 115/1 ต้องยื่นแบบ คร.11 ภายในเดือนมกราคมของทุกปี โดยยื่นด้วยตนเองหรือผ่านระบบ e-Service ได้ หากในช่วงยื่นแบบเดือนมกราคมมีลูกจ้างไม่ถึง 10 คน ให้พิจารณาหน้าที่ตามจำนวนลูกจ้างและข้อเท็จจริงในขณะนั้น ไม่ควรนำเกณฑ์นี้ไปปะปนกับหน้าที่จัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน
กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง: เริ่มจัดเก็บ 1 ตุลาคม 2569
สำหรับกิจการที่อยู่ในบังคับกฎหมายและมีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ต้องตรวจหน้าที่ขึ้นทะเบียนและนำส่งเงินเข้ากองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง กองทุนนี้อยู่ภายใต้กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน เป็นคนละกองทุนกับประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน หากกิจการมีหลายสาขา ให้พิจารณาจำนวนลูกจ้างรวมของกิจการ
สำหรับลูกจ้างที่ต้องเข้าเป็นสมาชิก ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2569 นายจ้างต้องหัก เงินสะสมจากลูกจ้าง 0.25% ของค่าจ้าง และจ่าย เงินสมทบของนายจ้างอีก 0.25% ของค่าจ้าง เช่น หากค่าจ้างที่ใช้คำนวณเท่ากับ 20,000 บาท ลูกจ้างถูกหัก 50 บาท และนายจ้างจ่ายเพิ่ม 50 บาท รวมส่งเข้ากองทุน 100 บาท
ต้องยื่นที่ไหน และภายในเมื่อไร นายจ้างยื่นแบบแสดงรายชื่อลูกจ้าง สกล.3 เพื่อขึ้นทะเบียนสมาชิกต่อ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ผ่านระบบ e-Service ของกรม หรือที่สำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานในพื้นที่ แล้วนำส่งเงินสะสมที่หักจากลูกจ้างพร้อมเงินสมทบของนายจ้าง ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการหักเงินสะสม เช่น หากหักจากค่าจ้างที่จ่ายในเดือนตุลาคม 2569 ให้นำส่งภายในวันที่ 15 พฤศจิกายน 2569 วันเริ่มจัดเก็บ 1 ตุลาคมเป็นวันเริ่มหักเงิน ไม่ใช่วันครบกำหนดนำส่งเงินครั้งแรก
ก่อนเริ่มหักเงิน บริษัทควรตรวจว่าลูกจ้างรายใดต้องเข้าเป็นสมาชิก โดยเฉพาะกิจการที่มีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพอยู่แล้ว ต้องดูว่ากองทุนนั้นครอบคลุมลูกจ้างรายใด ไม่ควรสรุปว่าลูกจ้างทุกคนได้รับยกเว้นเพียงเพราะบริษัทมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
เรื่องนี้เชื่อมกับการแยกเงินที่จ่ายให้พนักงานใน หัวข้อ 2 และรายงานเงินเดือนใน หัวข้อ 5 เพราะก่อนคำนวณ 0.25% บริษัทต้องตรวจว่ารายการใดเป็นค่าจ้างที่ใช้คำนวณ แสดงยอดที่หักจากลูกจ้างแยกจากเงินสมทบของนายจ้าง และนำส่งเงินภายในกำหนดของกองทุน
สรุปคือ เมื่อจำนวนลูกจ้างถึง 10 คน บริษัทควรตรวจทั้ง ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน แบบ คร.11 และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ไปพร้อมกัน โดยใช้ข้อมูลการจ้างงานและรายงานเงินเดือนที่ตรวจสอบย้อนกลับได้
12) ถ้าจะสรุปเป็นเช็กลิสต์เรื่อง “วันครบกำหนด” สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน
สำหรับคนทำงานที่อยากจำแบบสั้น ๆ บริษัทควรจำเส้นตายหลักดังนี้
ขึ้นทะเบียนประกันสังคมลูกจ้าง: ภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าเกณฑ์เป็นผู้ประกันตน
นำส่งเงินสมทบประกันสังคมรายเดือน: ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ถ้าช้าเริ่มมีเงินเพิ่มตั้งแต่วันที่ 16
ยื่น ภ.ง.ด.1: ยื่นอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้นภายใน ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
ยื่น ภ.ง.ด.1ก: ฐานเดิมคือ ภายใน 28 กุมภาพันธ์ ของปีถัดไป แต่ปัจจุบันยื่นอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น และวันใช้งานจริงให้ดูตามปฏิทินภาษี ซึ่งมักขยับไปต้นเดือนมีนาคมหากมีวันหยุดหรือขยายเวลาทางออนไลน์
ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน: ถ้ามีลูกจ้างครบ 10 คนขึ้นไป ต้องประกาศใช้ ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ถึงเกณฑ์
คร.11: ถ้ามีลูกจ้างครบ 10 คนขึ้นไป ต้องยื่น ภายใน 1–31 มกราคมของทุกปี จะยื่นด้วยตนเองหรือผ่าน e-Service ก็ยังต้องอยู่ในกรอบเวลานี้
กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง: กิจการที่เข้าเกณฑ์ลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไปต้องตรวจการขึ้นทะเบียนและรายชื่อสมาชิก เพื่อเริ่มหักเงินสะสมจากลูกจ้างและจ่ายเงินสมทบของนายจ้าง **ฝ่ายละ 0.25% ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2569** โดยนำส่งตามกำหนดของกองทุน
กท.16 กรณีอุบัติเหตุ/เจ็บป่วยจากงาน: ยื่น ภายใน 15 วัน และส่งได้ทั้งที่สำนักงานประกันสังคมหรือทางไปรษณีย์
บทสรุปแบบเจ้าของกิจการ
ถ้าจะพูดให้ชัดที่สุด การมีพนักงานไม่ได้หมายถึงแค่ “มีค่าเงินเดือน” แต่หมายถึงบริษัทต้องเริ่มบริหาร เวลา และ เอกสาร ให้ถูกกฎหมายพร้อมกัน ดังนั้นถ้าบริษัทจัดการระบบที่ดีตั้งแต่ต้น ทุกอย่างจะเชื่อมกันและทำงานง่ายมาก แต่ถ้าปล่อยให้บัญชี ภาษี ประกันสังคม กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างสำหรับกิจการที่เข้าเกณฑ์ และเอกสารแรงงานทำกันคนละทาง ปัญหามักจะมาเกิดพร้อมกันตอนสิ้นปี ตอนตรวจย้อนหลัง หรือวันที่มีข้อพิพาทกับพนักงาน ซึ่งเป็นช่วงที่แก้ยากที่สุด
กดดูค่าบริการและขอบเขตงานของ Accornic
กดดูข้อมูลติดต่อ Accornic เพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
(บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ความรู้ทั่วไป โดยอ้างอิงข้อมูลและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ณ วันที่จัดทำ ทั้งนี้ การนำไปใช้ควรพิจารณาข้อเท็จจริงและเงื่อนไขเฉพาะของแต่ละกรณีประกอบ)