ค่าใช้จ่ายก่อนจัดตั้งบริษัท ลงบัญชีของบริษัทได้ไหม

ก่อนจดทะเบียนบริษัท ผู้ประกอบการมักมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นล่วงหน้า เช่น ค่าจดทะเบียนบริษัท ค่าจ้างดำเนินการจัดตั้งบริษัท ค่าซื้อคอมพิวเตอร์ หรือเงินประกันสำนักงาน

เนื่องจากในขณะนั้นบริษัทยังไม่ได้จดทะเบียน กรรมการหรือผู้ถือหุ้นจึงมักเป็นผู้สำรองเงินจ่ายไปก่อน

เมื่อจดทะเบียนบริษัทเรียบร้อยแล้ว เงินที่จ่ายไปเหล่านี้จะนำมาลงบัญชีบริษัทได้หรือไม่?

คำตอบแบบเข้าใจง่าย

นำมาลงบัญชีได้ในบางกรณี หากเป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งหรือดำเนินธุรกิจของบริษัทจริง มีหลักฐานชัดเจน และบริษัทรับรองว่าจะรับผิดชอบคืนเงินให้ผู้ที่สำรองจ่าย

อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่าทุกอย่างที่จ่ายก่อนจดทะเบียนจะนำมาลงเป็นค่าใช้จ่ายและหักภาษีได้ทั้งหมด

สภาวิชาชีพบัญชีให้แนวทางว่า ค่าจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทสามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีได้ หากบริษัทเป็นผู้จ่ายหรือบริษัทมีภาระต้องคืนเงินให้กรรมการหรือผู้ถือหุ้นที่สำรองจ่ายแทนบริษัทไว้ก่อน

รายการใดที่อาจนำมาลงบัญชีได้?

ตัวอย่างรายการที่อาจเกี่ยวข้องกับการจัดตั้งหรือเตรียมดำเนินธุรกิจ ได้แก่

• ค่าธรรมเนียมจดทะเบียนบริษัท

• ค่าจ้างดำเนินการจัดตั้งบริษัท

• ค่าจ้างออกแบบโลโก้หรือเว็บไซต์

• ค่าเช่าหรือเงินประกันสำนักงาน

• ค่าซื้อคอมพิวเตอร์ โต๊ะทำงาน หรืออุปกรณ์สำนักงาน

• ค่าซื้อสินค้าเตรียมไว้สำหรับขาย

• รายการอื่นที่พิสูจน์ได้ว่าเกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ของบริษัท

แต่การนำมาลงบัญชีได้ ไม่ได้หมายความว่าทุกรายการจะบันทึกเป็น “ค่าใช้จ่าย” ได้ทันที เพราะต้องพิจารณาก่อนว่าเงินนั้นจ่ายไปเพื่ออะไร

ไม่ใช่ทุกอย่างที่จ่ายไปจะเป็นค่าใช้จ่ายทันที

• หากเป็น ค่าจดทะเบียนบริษัทหรือค่าจ้างดำเนินการจัดตั้งบริษัท โดยทั่วไปสามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้

• แต่หากเป็น คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สำนักงาน ควรบันทึกเป็นสินทรัพย์ของบริษัท เพราะสามารถใช้งานได้หลายปี ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่หมดไปทันที

• ตัวอย่างเช่น กรรมการซื้อคอมพิวเตอร์ราคา 30,000 บาทเพื่อใช้ในบริษัท รายการนี้อาจนำมาลงบัญชีได้ แต่ควรบันทึกเป็นอุปกรณ์หรือสินทรัพย์ของบริษัท แล้วจึงทยอยบันทึกค่าเสื่อมราคา ไม่ใช่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดทันที

• หากซื้อ สินค้าไว้สำหรับขาย ต้องบันทึกเป็นสินค้าคงเหลือ

• หากจ่าย เงินประกันหรือเงินมัดจำสำนักงาน ต้องบันทึกเป็นเงินประกันหรือเงินมัดจำ เพราะบริษัทยังมีสิทธิได้รับเงินคืนตามเงื่อนไขในสัญญา

• ส่วน ค่าเช่าที่จ่ายล่วงหน้าหลายเดือน ควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า และทยอยรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน

• สำหรับ ค่าอาหาร ของใช้ส่วนตัว หรือค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือผู้ถือหุ้น ที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ไม่ควรนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท

ดังนั้น ก่อนนำรายการที่จ่ายก่อนจดทะเบียนมาลงบัญชี ต้องพิจารณาว่ารายการนั้นควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ สินค้าคงเหลือ ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า หรือเงินมัดจำ

บริษัทต้องมีหลักฐานอะไรบ้าง?

วันที่จ่ายเงิน บริษัทยังไม่ได้จดทะเบียนและยังไม่มีสถานะเป็นนิติบุคคล ผู้ที่จ่ายเงินจริงจึงมักเป็นกรรมการหรือผู้ถือหุ้น

หลังจดทะเบียน บริษัทควรมีเอกสารยืนยันว่า รายการดังกล่าวเกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ของบริษัท และบริษัทมีหน้าที่คืนเงินให้ผู้สำรองจ่าย

เอกสารที่ควรมี ได้แก่

• ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ หรือสัญญา

• หลักฐานการโอนหรือชำระเงิน

• รายละเอียดของสินค้าและบริการที่ได้รับ

• ตารางสรุปรายการที่กรรมการหรือผู้ถือหุ้นสำรองจ่าย

• เอกสารอนุมัติให้บริษัทรับผิดชอบรายการดังกล่าว

• หลักฐานการคืนเงินจากบริษัทให้ผู้สำรองจ่าย

หากไม่มีหลักฐาน หรือไม่สามารถอธิบายได้ว่ารายการนั้นเกี่ยวข้องกับบริษัทอย่างไร อาจมีความเสี่ยงที่กรมสรรพากรจะไม่ยอมให้นำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษี

ลงบัญชีได้ แต่หักภาษีได้หรือไม่?

คำว่า “ลงบัญชีได้” กับ “หักภาษีได้” ไม่ได้มีความหมายเหมือนกัน

บางรายการอาจต้องบันทึกในบัญชีเพื่อให้บัญชีแสดงรายการที่เกิดขึ้นจริง แต่กฎหมายภาษีอาจไม่อนุญาตให้นำรายการนั้นมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิ

ตัวอย่างรายการที่อาจมีปัญหาทางภาษี ได้แก่

• ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือผู้ถือหุ้น

• รายการที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ

• รายการที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน

• รายการที่ไม่สามารถระบุผู้รับเงินได้

• รายการที่ควรบันทึกเป็นสินทรัพย์ แต่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมด

กรมสรรพากรอธิบายว่า รายจ่ายต้องห้ามคือรายจ่ายที่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีแล้ว แต่กฎหมายภาษีไม่อนุญาตให้นำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิ

ส่วนรายจ่ายก่อนเริ่มดำเนินงานบางประเภท เช่น ค่าเช่า ค่าที่ปรึกษา ค่าจัดตั้งบริษัท และค่าใช้จ่ายสำนักงาน อาจนำมาหักภาษีได้ โดยต้องพิจารณาจากข้อเท็จจริง ความเกี่ยวข้องกับกิจการ และหลักฐานของแต่ละรายการ

แล้ว VAT นำมาใช้ได้หรือไม่?

เรื่อง VAT ต้องระวังเป็นพิเศษ

หากรายการเกิดขึ้นก่อนวันที่บริษัทจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยทั่วไป VAT ที่จ่ายไปก่อนวันจดทะเบียนยังไม่สามารถนำมาใช้เป็นภาษีซื้อในแบบ ภ.พ.30 ได้ เนื่องจากในวันที่ซื้อสินค้าหรือรับบริการ บริษัทยังไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT

ตัวอย่างเช่น กรรมการจ่ายค่าออกแบบเว็บไซต์ก่อนบริษัทจดทะเบียน VAT ดังนี้

• ค่าบริการ 10,000 บาท

• VAT 700 บาท

• จ่ายทั้งหมด 10,700 บาท

โดยทั่วไป บริษัทอาจบันทึกยอดรวม 10,700 บาทเป็นต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายตามลักษณะของรายการ แต่ไม่ควรนำ VAT 700 บาทไปใช้เป็นภาษีซื้อในแบบ ภ.พ.30

ตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพ

นาย ก. สำรองจ่ายเงินก่อนจดทะเบียนบริษัท ดังนี้

1. ค่าจดทะเบียนบริษัท 15,000 บาท

2. ซื้อคอมพิวเตอร์สำหรับพนักงาน 35,000 บาท

3. วางเงินประกันสำนักงาน 20,000 บาท

4. ค่าเลี้ยงวันเกิดส่วนตัว 5,000 บาท

หลังจดทะเบียนบริษัท แนวทางการบันทึกโดยทั่วไปคือ

• ค่าจดทะเบียน 15,000 บาท บันทึกเป็นค่าใช้จ่าย

• คอมพิวเตอร์ 35,000 บาท บันทึกเป็นสินทรัพย์

• เงินประกันสำนักงาน 20,000 บาท บันทึกเป็นเงินมัดจำ

• ค่าเลี้ยงวันเกิดส่วนตัว 5,000 บาท ไม่ควรนำมาลงเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท

สำหรับรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ บริษัทสามารถบันทึกเป็นเงินที่ต้องคืนให้ นาย ก. และเมื่อนำเงินไปคืน จึงตัดยอดที่บริษัทค้างจ่ายออก

---

สรุป

รายการที่จ่ายก่อนจดทะเบียนบริษัทอาจนำมาลงบัญชีได้ หากมีเงื่อนไขสำคัญดังนี้

1. เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งหรือดำเนินธุรกิจของบริษัท

2. มีเอกสารและหลักฐานการจ่ายเงินชัดเจน

3. บริษัทรับรองว่าจะรับผิดชอบหรือคืนเงินให้ผู้สำรองจ่าย

4. บันทึกบัญชีตามลักษณะที่แท้จริงของรายการ

5. ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือผู้ถือหุ้น

อย่างไรก็ตาม การลงบัญชีได้ไม่ได้หมายความว่าจะหักภาษีเงินได้นิติบุคคลหรือใช้ VAT ได้ทุกกรณี บริษัทจึงควรตรวจสอบรายละเอียดและเอกสารของแต่ละรายการก่อนบันทึกบัญชีและยื่นภาษี

---

กดดูค่าบริการและขอบเขตงานของ Accornic

กดดูข้อมูลติดต่อ Accornic เพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

(บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ความรู้ทั่วไป โดยอ้างอิงข้อมูลและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ณ วันที่จัดทำ ทั้งนี้ การนำไปใช้ควรพิจารณาข้อเท็จจริงและเงื่อนไขเฉพาะของแต่ละกรณีประกอบ)