ออกใบลดหนี้อย่างไรให้ถูกต้อง และลด VAT ได้
ลดเงินให้ลูกค้าได้ แต่จะลด VAT ได้หรือไม่ ต้องดู “เหตุที่ลดเงิน”
เวลาธุรกิจลดเงินให้ลูกค้า หลายคนเข้าใจว่าเมื่อยอดหนี้ลดลง VAT ก็ควรลดลงตาม แต่ในทางภาษีไม่ได้เป็นเช่นนั้นทุกกรณี
กฎหมายแยกเรื่องนี้ออกเป็น 2 ส่วน
ส่วนแรกคือ ยอดเงินที่คู่ค้าตกลงกันทางการค้า ซึ่งอาจลดลงได้ตามเงื่อนไขของธุรกิจ
ส่วนที่สองคือ ฐานภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งจะปรับลดได้เฉพาะเมื่อมีเหตุที่กฎหมายกำหนด
ดังนั้น คำถามสำคัญจึงไม่ใช่เพียงว่า “ลดเงินให้ลูกค้าเท่าไร” แต่ต้องถามต่อว่า ลดเงินเพราะอะไร และเหตุนั้นทำให้มูลค่าการขายหรือบริการเดิมลดลงตามกฎหมายหรือไม่
บทความนี้อธิบายกรณีผู้ขายจดทะเบียน VAT ออกใบกำกับภาษีเดิมไปแล้ว และต่อมาต้องการลดราคา คืนเงิน หรือปรับยอดให้ลูกค้า
ใบลดหนี้มี 2 ลักษณะ
1. ใบลดหนี้ทาง VAT
เป็นใบลดหนี้ที่ออกตามมาตรา 86/10 เมื่อหลังจากออกใบกำกับภาษีเดิมแล้ว เกิดเหตุที่ทำให้ราคาหรือมูลค่าสินค้าและบริการลดลงตามที่กฎหมายกำหนด
เมื่อออกใบลดหนี้ประเภทนี้
ผู้ขายนำ VAT ที่ลดลงไปหักออกจากภาษีขาย
ผู้ซื้อที่จดทะเบียน VAT ต้องนำ VAT ตามใบลดหนี้ไปหักออกจากภาษีซื้อ
2. ใบลดหนี้ทางการค้า
เป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันการลดหนี้หรือคืนเงินระหว่างคู่ค้า แต่เหตุที่ลดเงินไม่ใช่เหตุที่กฎหมายให้ปรับลด VAT
กรณีนี้ลดเงินให้ลูกค้าได้ แต่ VAT เดิมยังคงเดิม และไม่ควรนำ VAT ไปหักออกจากภาษีขายหรือภาษีซื้อ
การใช้ชื่อเอกสารว่า “ใบลดหนี้” ไม่ได้ทำให้เอกสารนั้นเป็นใบลดหนี้ทาง VAT โดยอัตโนมัติ ต้องดูข้อเท็จจริงและเหตุที่ลดเงินเป็นหลัก
กรณีที่ลดเงินได้ และลด VAT
สินค้าผิดข้อกำหนด ชำรุด หรือขาดจำนวน
ตัวอย่างเช่น
ลูกค้าสั่งสินค้าเกรดหนึ่ง แต่ได้รับสินค้าอีกเกรดหนึ่ง
สินค้ามีตำหนิหรือชำรุด
เรียกเก็บสินค้า 100 ชิ้น แต่ส่งมอบจริง 90 ชิ้น
สินค้าส่งไม่ครบตามจำนวนที่ตกลงกัน
หากลูกค้ายอมรับสินค้าที่มีตำหนิไว้ และผู้ขายตกลงลดราคาให้ การลดราคานั้นอาจออกใบลดหนี้ทาง VAT ได้ แม้ไม่มีการคืนสินค้าทั้งหมด เพราะเหตุลดราคายังเชื่อมโยงกับข้อบกพร่องของสินค้าที่ขายจริง
คำนวณราคาสินค้าสูงเกินจริง
หากราคาที่ตกลงกันคือ 100,000 บาท แต่ผู้ขายคำนวณหรือเรียกเก็บผิดเป็น 120,000 บาท ส่วนต่าง 20,000 บาทเป็นยอดที่เรียกเก็บสูงเกินจริง
ผู้ขายจึงอาจออกใบลดหนี้สำหรับส่วนต่างดังกล่าว รวมถึง VAT ของส่วนต่างนั้น
บริการผิดข้อกำหนดหรือขาดจำนวน
กรณีบริการก็ใช้หลักเดียวกัน เช่น
ตกลงจัดอบรม 10 ครั้ง แต่จัดจริง 8 ครั้ง
งานที่ส่งมอบไม่ตรงตามคุณสมบัติในสัญญา
ระบบหรือบริการบางส่วนใช้งานไม่ได้ตามที่ตกลง
เรียกเก็บค่าบริการเกินกว่างานที่ให้บริการจริง
การลดค่าบริการและ VAT ต้องสัมพันธ์กับส่วนของงานที่ผิดข้อกำหนดหรือไม่ได้ให้บริการ
รับคืนหรือแลกเปลี่ยนสินค้า
การรับคืนหรือแลกเปลี่ยนสินค้าอาจเป็นเหตุให้ออกใบลดหนี้ได้ หากเกิดจากกรณี เช่น
สินค้าชำรุดบกพร่อง
สินค้าไม่ตรงตามตัวอย่าง
สินค้าไม่ตรงตามคำพรรณนา
คืนหรือแลกเปลี่ยนตามข้อตกลงทางการค้าระหว่างผู้ประกอบการจดทะเบียน
คืนหรือแลกเปลี่ยนกับผู้ซื้อภายในเวลาอันสมควร
คำว่า “ภายในเวลาอันสมควร” ไม่ได้กำหนดเป็นตัวเลขตายตัว ต้องพิจารณาจากข้อตกลง ลักษณะสินค้า และข้อเท็จจริงของรายการนั้น
คืนเงินล่วงหน้า เงินมัดจำ เงินจอง หรือเงินประกัน
หากผู้ขายเคยเรียกเก็บเงินและ VAT ไปแล้ว ต่อมามีการยกเลิกธุรกรรมและคืนเงินตามข้อตกลงทางการค้า ผู้ขายอาจออกใบลดหนี้ได้สำหรับส่วนที่เคยอยู่ในฐาน VAT
แต่ถ้าเงินประกันหรือเงินมัดจำเดิมไม่ได้อยู่ในฐาน VAT และไม่มี VAT ถูกเรียกเก็บตั้งแต่แรก การคืนเงินนั้นก็ไม่มี VAT เดิมให้ปรับลด
บอกเลิกสัญญาบริการ
การบอกเลิกสัญญาอาจเป็นเหตุออกใบลดหนี้ได้ หากเกิดจาก
บริการบกพร่อง
บริการไม่ตรงตามข้อกำหนด
ไม่มีการให้บริการตามสัญญา
ต้องพิจารณาว่าผู้ขายเรียกเก็บและนำ VAT ไปคำนวณไว้เท่าใด และส่วนใดที่ต้องคืนหรือปรับลดจริง
เงินชดเชยตามข้อผูกพันในกฎหมาย
หากผู้ขายมีหน้าที่ต้องจ่ายเงินชดเชยหรือเงินอื่นในลักษณะเดียวกันตามกฎหมาย และเงินนั้นทำให้มูลค่าการขายหรือบริการเดิมลดลง อาจเข้าเหตุออกใบลดหนี้ได้
อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่เงินทุกก้อนที่เรียกว่า “ค่าชดเชย” จะทำให้ลด VAT ได้ ต้องมีฐานกฎหมายและความเชื่อมโยงกับรายการเดิมอย่างชัดเจน
กรณีที่ลดเงินได้ แต่ไม่ควรลด VAT
เมื่อเหตุที่ลดเงินไม่ได้เกี่ยวข้องกับความผิดพลาด ข้อบกพร่อง การคืนสินค้า หรือการไม่ได้ให้บริการตามที่ตกลง ต้องระวังไม่ใช้ใบลดหนี้ทาง VAT โดยอัตโนมัติ
ส่วนลดเงินสดเพราะลูกค้าจ่ายเร็ว
กรณีขายสินค้าและออกใบกำกับภาษีไปแล้ว ต่อมาลูกค้าชำระเงินก่อนกำหนด ผู้ขายจึงให้ส่วนลดเงินสดภายหลัง
ส่วนลดนี้เป็นส่วนลดหลังการขาย และกรมสรรพากรวินิจฉัยว่าไม่ใช่เหตุที่ต้องออกใบลดหนี้ตามมาตรา 82/10
ผู้ขายอาจออกเอกสารทางการค้าได้ แต่ไม่ควรนำส่วนลดดังกล่าวไปลด VAT เดิม
ส่วนลดจากการซื้อครบเป้า
เช่น ลูกค้าซื้อสินค้าครบตามยอดที่กำหนด จึงได้รับส่วนลดท้ายปีหรือ Rebate
แนวข้อหารือของกรมสรรพากรเห็นว่า การซื้อครบเป้าไม่ใช่เหตุที่กฎหมายกำหนดให้ลด VAT ผู้ขายจึงออกใบลดหนี้ทางการค้าได้ แต่ไม่มีสิทธินำ VAT ไปหักออกจากภาษีขาย
ลดราคาเพื่อรักษาความสัมพันธ์
หากสินค้าและบริการถูกต้องครบถ้วน และราคาที่เรียกเก็บเดิมถูกต้องแล้ว แต่ผู้ขายยอมลดเงินให้ลูกค้าเพื่อรักษาความสัมพันธ์ เหตุนี้เพียงอย่างเดียวไม่ทำให้ลด VAT ได้
ประนีประนอมเพราะลูกค้าจ่ายไม่ไหว
การยอมรับเงินบางส่วนเพื่อยุติหนี้หรือข้อพิพาทเป็นเรื่องทางการค้า ไม่ได้ทำให้ VAT เดิมลดลงโดยอัตโนมัติ
ลูกค้าไม่ชำระเงิน
การที่ลูกค้าไม่จ่ายเงินไม่ได้ทำให้ผู้ขายใช้ใบลดหนี้เพื่อล้าง VAT ได้ หากเข้าเงื่อนไข ต้องพิจารณาหลักเกณฑ์หนี้สูญแยกต่างหาก
ส่วนลดขณะขายกับส่วนลดภายหลัง
ประเด็นที่มักสับสนคือคำว่า “ส่วนลด” อาจเกิดขึ้นคนละช่วงเวลา และมีผลต่อ VAT แตกต่างกัน
หากผู้ขายลดราคาจริงตั้งแต่ขณะขาย และแสดงส่วนลดไว้ในใบกำกับภาษีอย่างชัดเจน ราคาหลังหักส่วนลดอาจใช้เป็นฐานคำนวณ VAT ได้ตามมาตรา 79(1)
แต่หากขายไปแล้วและลูกค้าเพิ่งได้รับสิทธิส่วนลดภายหลัง เช่น จ่ายเร็วหรือซื้อครบเป้า ต้องพิจารณาเป็นส่วนลดหลังการขาย ไม่ใช่ลด VAT ได้ทุกกรณี
จึงต้องแยกให้ชัดว่า
ลดราคาขณะขาย: อาจใช้ราคาหลังส่วนลดเป็นฐาน VAT
ลดเงินภายหลัง: ต้องดูว่าเหตุที่เกิดขึ้นอยู่ในเหตุที่กฎหมายให้ปรับลด VAT หรือไม่
แม้จะเขียนเงื่อนไขส่วนลดไว้ในเอกสารตั้งแต่ต้น ก็ไม่ได้หมายความว่าส่วนลดที่เกิดขึ้นภายหลังจะลด VAT ได้เสมอไป
เมื่อสรุปเหตุได้แล้ว ต้องตรวจเอกสาร
เมื่อพบว่าเหตุลดเงินอาจเข้าเงื่อนไขลด VAT ขั้นต่อไปคือการจัดทำใบลดหนี้ให้ครบถ้วน
ใบลดหนี้ทาง VAT ควรมีรายการสำคัญดังนี้
คำว่า “ใบลดหนี้” ให้เห็นอย่างชัดเจน
ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก
ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ
วัน เดือน ปีที่ออก
เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม และเลขเล่มถ้ามี
มูลค่าตามใบกำกับภาษีเดิม
มูลค่าที่ถูกต้อง
ผลต่างของมูลค่า
VAT ที่ลดหรือใช้คืน
คำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุที่ออก
ในกรณีที่เกี่ยวข้อง ต้องระบุข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขา และข้อมูลเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคู่ค้าให้สอดคล้องกับเอกสารเดิมและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
เหตุที่ระบุในใบลดหนี้ควรตรงกับข้อเท็จจริง เช่น
“ลดราคาสินค้า A เนื่องจากสินค้าชำรุด”
ไม่ควรใช้ข้อความกว้าง ๆ เช่น “ปรับปรุงยอด” โดยไม่ระบุว่าปรับปรุงเพราะอะไร
กรมสรรพากรเปิดให้ใบลดหนี้หนึ่งฉบับอ้างอิงใบกำกับภาษีเดิมหลายฉบับได้ หากรายละเอียดประกอบสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้
ต่อไปคือต้องออกให้ถูกเดือน
โดยหลัก ให้ออกใบลดหนี้ในเดือนภาษีที่เหตุการณ์ลดหนี้เกิดขึ้น
ตัวอย่างเช่น
ออกใบกำกับภาษีเดือนมกราคม
ลูกค้าคืนสินค้าชำรุดวันที่ 20 มีนาคม
ผู้ขายออกใบลดหนี้วันที่ 25 มีนาคม
กรณีนี้ควรออกใบลดหนี้ในเดือนมีนาคม ไม่ควรย้อนกลับไปออกเป็นเดือนมกราคมเพียงเพราะใบกำกับภาษีเดิมออกในเดือนนั้น
หากมีเหตุจำเป็นจนไม่สามารถออกได้ทัน จึงออกในเดือนภาษีถัดไปได้ ไม่ใช่เลือกเลื่อนไปเดือนไหนก็ได้
ผู้ขายและผู้ซื้อปรับ VAT คนละเดือนกันได้
ผู้ขายนำ VAT ที่ลดลงไปหักออกจากภาษีขายในเดือนที่ออกใบลดหนี้
ส่วนผู้ซื้อที่จดทะเบียน VAT นำ VAT ตามใบลดหนี้ไปหักออกจากภาษีซื้อในเดือนที่ได้รับใบลดหนี้
ตัวอย่างเช่น ผู้ขายออกใบลดหนี้เดือนมีนาคม แต่ลูกค้าได้รับเอกสารเดือนเมษายน
ผู้ขายปรับลดภาษีขายในเดือนมีนาคม
ผู้ซื้อปรับลดภาษีซื้อในเดือนเมษายน
หลักนี้ทำให้เดือนของผู้ขายกับผู้ซื้ออาจไม่ตรงกันได้
ตัวอย่างการคำนวณ
ตัวอย่างสมมติ: เดิมขายสินค้า 100,000 บาท และคิด VAT 7,000 บาท รวม 107,000 บาท ต่อมารับคืนสินค้าชำรุดมูลค่า 20,000 บาทก่อน VAT ผู้ขายต้องออกใบลดหนี้โดยแสดงว่า
มูลค่าที่ลดลง 20,000 บาท
VAT ที่ลดลง 1,400 บาท
ยอดใบลดหนี้รวม VAT 21,400 บาท
หากลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงิน ผู้ขายอาจนำยอดดังกล่าวไปหักจากลูกหนี้
หากลูกค้าชำระเงินไปแล้ว ผู้ขายต้องคืนเงินหรือหักกลบตามข้อตกลงทางการค้า
เจ้าของกิจการควรทำอะไรเมื่อเกิดเหตุลดหนี้
เมื่อมีการลดราคา คืนสินค้า หรือยกเลิกบริการ เจ้าของกิจการควรดำเนินการดังนี้
เริ่มจากระบุเหตุให้ชัดว่าเกิดอะไรขึ้น เช่น สินค้าชำรุด ส่งของไม่ครบ งานบริการไม่ครบ หรือคำนวณราคาเกินจริง จากนั้นรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น
ใบกำกับภาษีเดิม
ใบรับคืนสินค้า
ภาพถ่ายสินค้าชำรุด
หนังสือแจ้งข้อบกพร่อง
ข้อตกลงลดราคา
เอกสารยกเลิกสัญญา
หลักฐานคืนเงินหรือหักกลบหนี้
แล้วส่งข้อมูลให้บัญชีตรวจว่า
เหตุเข้าเกณฑ์ใบลดหนี้ทาง VAT หรือไม่
ต้องลดราคาและ VAT เท่าใด
ต้องออกเอกสารในเดือนใด
ต้องปรับภาษีขายหรือภาษีซื้อในเดือนใด
เอกสารมีข้อมูลครบหรือไม่
หากลูกค้ายังไม่จ่ายเงิน อาจนำยอดลดหนี้ไปหักกับลูกหนี้ได้ หากจ่ายแล้ว ต้องคืนเงินหรือหักกลบตามข้อตกลง
ความเสี่ยงจากการออกใบลดหนี้ผิดประเภท
หากผู้ขายออกใบลดหนี้ทาง VAT ทั้งที่ไม่มีสิทธิ อาจต้องรับผิดใน VAT ตามจำนวนที่ปรากฏในใบลดหนี้ และอาจมีเบี้ยปรับตามกฎหมาย
กรณีส่วนลดจากการซื้อครบเป้า กรมสรรพากรเคยวินิจฉัยว่าไม่ใช่เหตุที่กฎหมายกำหนด หากออกใบลดหนี้ทาง VAT ไปแล้ว ผู้ประกอบการอาจต้องรับผิดในภาษีและเบี้ยปรับตามกฎหมาย
สรุปหลักทั้งหมด
การออกใบลดหนี้ที่ถูกต้องต้องพิจารณาตามลำดับดังนี้
เริ่มจากดูว่าเคยออกใบกำกับภาษีเดิมแล้วหรือไม่
จากนั้นดูว่าเหตุที่ลดเงินเกิดจากอะไร หากเป็นสินค้าชำรุด ผิดข้อกำหนด ขาดจำนวน คำนวณราคาสูงเกินจริง บริการไม่ครบ รับคืนสินค้า คืนเงินล่วงหน้า หรือยกเลิกบริการตามเหตุที่เกี่ยวข้อง อาจออกใบลดหนี้ทาง VAT ได้
แต่หากเป็นส่วนลดเงินสดเพราะจ่ายเร็ว ส่วนลดซื้อครบเป้า การลดเพื่อรักษาความสัมพันธ์ การประนีประนอมยอดหนี้ หรือการไม่ชำระเงิน เหตุเหล่านี้โดยทั่วไปไม่ใช่เหตุลด VAT ต้องแยกเป็นเอกสารทางการค้า หรือพิจารณาหลักเกณฑ์อื่นที่เกี่ยวข้อง
เมื่อเข้าเหตุลด VAT แล้ว ต้องจัดทำใบลดหนี้ให้ครบ ระบุเหตุให้ตรงกับความจริง ออกในเดือนที่เกิดเหตุ และปรับ VAT ให้ถูกเดือนของผู้ขายและผู้ซื้อ
หลักง่ายๆคือ
ตรวจเหตุ → แยกประเภทเอกสาร → เตรียมหลักฐาน → ออกให้ครบ → ออกให้ถูกเดือน → ปรับ VAT ให้ถูกฝั่ง
กดดูค่าบริการและขอบเขตงานของ Accornic
กดดูข้อมูลติดต่อ Accornic เพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
(บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ความรู้ทั่วไป โดยอ้างอิงข้อมูลและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ณ วันที่จัดทำ ทั้งนี้ การนำไปใช้ควรพิจารณาข้อเท็จจริงและเงื่อนไขเฉพาะของแต่ละกรณีประกอบ)